{tocify}
Rasanya tidak berlebihan menobatkan Google sebagai raksasa internet dan teknologi. Perusahaan yang bermarkas di California, Amerika Serikat, ini dikabarkan telah memiliki 1+ miliar pengguna. Produk utama milik Google adalah mesin pencari (search engine) yang menghimpun berbagai informasi di seluruh dunia, sehingga kerap dijuluki sebagai "Mbah Google".
Meskipun sudah menjadi market leader, Google terus melakukan inovasi dan diversifikasi untuk menciptakan puluhan layanan lainnya termasuk layanan pesan elektronik (e-mail) bernama Gmail dan layanan penyimpanan file dan folder bernama Google Drive.
Keduanya tergolong sebagai layanan Google yang paling populer dan paling banyak digunakan khususnya bagi mereka yang berprofesi sebagai pelajar, professional, dan pebisnis.
Terkadang, kita mungkin saja perlu memindahkan berbagai email, file, dan folder penting ke akun Google lainnya. Skenario yang paling umum adalah ketika mahasiswa tingkat akhir yang dalam waktu dekat akan lulus dari universitas atau karyawan yang ingin berpindah tempat kerja,
Biasanya organisasi tertentu seperti universitas maupun perusahaan menyediakan akun Google premium gratis bagi mahasiswa dan karyawannya. Akun Google tersebut biasanya memiliki kelebihan dibandingkan akun Google reguler, seperti:
- Domain email unik yang menunjukkan organisasi tersebut (blablabla@organisasi.com)
- Diskon berbagai layanan digital (tergantung layanan apa saja yang dilanggan oleh organisasinya)
- Kapasitas penyimpanan Google Drive, Gmail, dan Google Photos yang tak terbatas (unlimited storage). Karena akun reguler gratisan hanya memiliki kapasitas sebesar 15 GB, banyak yang memanfaatkan akun Google organisasi untuk menyimpan file dan folder pribadi (saya juga termasuk, hehe).
Sayangnya, beragam fasilitas akun Google premium tersebut tidak bisa dinikmati seumur hidup. Batasannya adalah seberapa lama kita berkiprah di organisasi yang kita tempati saat ini. Kalau di universitas, batasnya sampai lulus. Kalau di perusahaan, batasnya sampai resign.
Tenang saja, pada postingan kali ini saya akan membagikan cara mudah memindahkan email Gmail dan file Google Drive dari suatu akun Google ke akun lainnya. Dengan cara yang akan saya terangkan ini, Anda tidak perlu mengunduh semua berkas secara satu per satu. Alhasil, hemat waktu, pikiran, dan tenaga!
Lantas, bagaimana caranya? Yuk disimak!
Metode Arsip Kamseupay dengan Google Takeout
Wait, kenapa Kamseupay coba?
Well, nama tersebut tiba-tiba muncul di kepala saya mengingat metode ini membutuhkan membutuhkan kuota yang relatif lebih banyak (tergantung ukuran file yang Anda miliki).
Metode pengarsipan ini melibatkan Google Takeout, sebuah layanan milik Google khusus untuk mengekspor atau memindahkan data yang terdapat pada layanan Google lainnya seperti:
- Blogger
- Google Chrome
- Google Drive
- Gmail
- Google Foto
- Kontak
- Playstore
- Maps
- YouTube
- dan masih banyak lagi (total 47 layanan Google)
Sebagai catatan, cara yang pertama ini bisa diterapkan pada akun Google personal maupun organisasi. Berikut adalah langkah-langkahnya.
1. Sortir email, file, dan folder yang ingin dipindahkan ke dalam satu label (untuk Gmail) dan folder (untuk Google Drive).
2. Buka website takeout.google.com kemudian login dengan akun Google yang isinya ingin dipindahkan.
3. Di bawah tulisan "Buat Ekspor Baru", terdapat tabel yang berisi berbagai layanan Google yang bisa kita arsipkan. Berikan tanda centang pada layanan yang diinginkan saja (dalam kasus ini cukup centang Gmail dan Google Drive).
4. Klik tulisan "Semua Data Drive Disertakan". Centang folder yang berisi dokumen yang ingin dipindahkan (berdasarkan poin nomor 1). Lakukan hal serupa pada Gmal dengan terlebih dahulu mengklik "Semua Data Gmail Disertakan". Jika ingin memindahkan semua berkas tanpa terkecuali, centang opsi "Sertakan Semua File dan Folder di Drive" dan "Sertakan Semua Pesan di Mail".
5. Scroll ke bawah sampai mentok, tekan tombol biru bernama "Langkah Berikutnya".
6. Pilih metode pengiriman (via email, Google Drive, Dropbox, OneDrive, dan Box), frekuensi (sekali ekspor atau enam kali), serta jenis (zip, tgz) dan ukuran file (1-50 GB). Saran saya pilih via email, sekali ekspor, format zip, dan 1 GB.
7. Scroll ke bawah, klik tombol biru bernama "Buat Ekspor".
8. Tunggu sampai proses ekspornya selesai. Durasi tergantung ukuran data yang diekspor. Berdasarkan pengalaman saya, prosesnya lumayan cepat kok untuk ukuran file 5-10 GB. Ketika sudah selesai, akan ada email pemberitahuan yang masuk beserta link untuk mengunduh file arsipnya.
9. Unduh file arsip dari link yang ada di email.
10. Ekstrak arsip tersebut kemudian unggah secara manual di Google Drive yang baru.
Kelebihan: kita bisa mencadangkan data dari 47 layanan Google sekaligus. {alertSuccess}
Kekurangan: email hanya bisa diunduh lalu diupload ke Google Drive yang baru dan tidak bisa dipindahkan ke Gmail baru. Selain itu, cara ini memerlukan kuota internet yang relatif besar. {alertError}
Ingin cara yang lebih cepat lagi? Tenang saja, yuk lanjut ke cara yang kedua!
Metode Ajaib dengan Google Takeout
Masih dengan Google Takeout, namun versi kali ini saya yakin akan sangat memudahkan kehidupanmu (your welcome, you can thank me later).
Sebelumnya, ada satu hal krusial yang perlu Anda perhatikan. Meskipun judulnya metode ajaib, namun cara ini juga memiliki kekurangan.
Google membatasi penggunaan fitur ini untuk memindahkan isi dari akun Google organisasi ke akun Google lainnya (bisa berupa akun personal maupun organisasi). Jika kasusnya ingin mentransfer file dari akun personal, cara ini tidak bisa digunakan.
Langsung saja, berikut caranya. Beneran lebih gampang, serius,
1. Hapus semua email, file, dan folder yang tidak diinginkan. Ini sangat penting karena tidak ada fitur seleksi folder atau label sehingga semua berkas yang ada di akun tersebut akan secara otomatis terkirim.
2. Masuk ke takeout.google.com/transfer
3. Ketik alamat email tujuan yang akan digunakan untuk menerima email dan berkas yang ditransfer, kemudian klik tombol biru bernama "Kirim Kode".
4. Cek kode konfirmasi yang dikirim melalui email tadi, lalu masukkan kode tersebut ke kolom yang tersedia. Jangan lupa klik tombol biru bernama "Verify".
5. Pastikan Gmail dan Google Drive sudah terpilih (ditandai dengan tombol yang berada di sebelah kanan berwarna biru). Jangan lupa klik tombol "Start Transfer".
6. Masukkan kata sandi email (jika diminta).
7. Dan... Voila! Tinggal menunggu email pemberitahuan dari Google yang menyatakan bahwa proses transfer sudah selesai.
Kelebihan: proses sangat mudah, cepat, dan hemat kuota {alertSuccess}
Kekurangan: hanya bisa digunakan untuk memindahkan isi akun Google organisasi (bukan akun personal). Selain itu, hanya Gmail dan Google Drive saja yang bisa dipindahkan. {alertError}
Tips: semua email yang berada pada semua label akan termigrasi secara sempurna sebagaimana keadaan di email yang lama. So, hapus email yang tidak ingin ditransfer. {alertInfo}
Catatan: pemindahan Google Drive hanya melibatkan file dan folder yang statusnya "dimiliki (owned)" dan "dibagikan (shared)" namun sudah ditambahkan ke Drive (added to drive). Berkas shared yang belum ditambahkan ke Drive dan berkas di Google Foto tidak diikutsertakan. {alertInfo}
Hal yang Harus Diperhatikan Terkait Pemindahan Berkas di Google Drive dan Gmail ke Akun Google Lainnya
Sebelum melakukan migrasi, terlebih dahulu pastikan email, file, dan folder yang ingin dipindahkan telah tersortir dan terorganisir dengan baik di dalam satu label atau folder khusus.
Bahkan kalau bisa, sebaiknya lakukan penghapusan terhadap berkas yang tidak diperlukan. Hal tersebut untuk mencegah kejadian yang saya alami, yaitu semua "sampah" ikut terbawa sehingga proses transfer menjadi lebih lama.
Penutup...
Bagaimana, mudah bukan? Kedua fitur Google Takeout tersebut sangat membantu khususnya bagi mahasiswa yang akan segera lulus dari kampus, atau pun karyawan yang ingin segera resign.
Google Takeout memungkinkan kita mengarsipkan dan memindahkan file Gmail, Google Drive, dan berbagai layanan Google lainnya dengan cara yang mudah, cepat, dan praktis.
Punya cara yang lebih mudah? Yuk ramaikan di kolom komentar!
Referensi Tulisan
- TeachingForward
- Icon diunduh dari Flaticon